Política de Privacidad

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERCIALIZADORAMERCALDAS S.A. (en adelante “MERCALDAS” El Portal y a la Aplicación para móviles denominada la APP) sociedad colombiana con domicilio en Manizales, cuyos datos de ubicación se mencionan más adelante, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales No. 1581 de 2012 [LEPD] y su Decreto reglamentario No. 1377 de 2013, adopta las Políticas para el tratamiento de datos personales (en adelante “Política” o “Políticas”) contenidas en este documento.

PARTE I

GENERALIDADES

Dirección:                           Carrera22-No.17–11-2° piso,                              Manizales, Caldas

Teléfono:                           (6) 887 90 20 Ext. 1139-1146

Correo electrónico:           [email protected]

En esta Política se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales MERCALDAS, realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante MERCALDAS

PARTE II

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES

El titular con su autorización, faculta a MERCALDAS de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento, subordinadas, vinculadas o aliadas.

Los datos personales bajo custodia de MERCALDAS no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del MERCALDAS cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

MERCALDAS, conforme la clasificación de los datos personales que

Realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel bajo, medio, alto o reforzado, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso  o acceso no autorizado o fraudulento.

Ninguna actividad de MERCALDAS, estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en su beneficio o en razón a que la situación específica así lo requiera.

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para tal efecto, MERCALDAS se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las aliadas o vinculados de la organización.

 

Los encargados de la administración de Bases de Datos de MERCALDAS, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

Además de los fines específicos que más adelante se indican, los datos personales de los titulares serán utilizados por MERCALDAS, para: (i)Ejecutar las actividades propias de MERCALDAS para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la base de datos en la que reposan los datos personales de los titulares; (ii) Desarrollar relaciones comerciales con terceros; (iii) Ofrecer los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los titulares, o los productos y servicios de MERCALDAS, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles;

(iv) Enviar la información a entidades gubernamentales por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal; (v) Soportar procesos de auditoría externa e interna; (vi) Registrar la información de trabajadores, ex trabajadores, proveedores y/o contratistas, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de MERCALDAS, para el envío de información  contractual,  comercial  y  obligacional  a  que  hubiere lugar;

(vii) Para verificación de referencias de trabajadores, ex trabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos; (viii) informar sobre cambios, nuevos productos y desarrollar actividades de mercadeo a los clientes virtuales (viv)Los datos personales serán utilizados por MERCALDAS para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, MERCALDAS, no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los datos personales, salvo que: (a) El titular autorice expresamente hacerlo; (b) Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de MERCALDAS; (c) Sea permitido por la ley.

Las bases de datos relacionadas con la Gestión del Talento Humano son aquellas en las que se recolecta información sobre los aspirantes, trabajadores, practicantes universitarios, aprendices y trabajadores en misión de MERCALDAS.

Cuando MERCALDAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, el tratamiento de datos deberá ser realizado dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. Esta condición quedará estipulada en un acuerdo de protección de datos entre el tercero y MERCALDAS.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de MERCALDAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo, para verificar su idoneidad y competencia; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Terminado el proceso de selección de personal, la información de los aspirantes no seleccionados será conservada por un periodo de seis

(6) meses; finalizado este plazo será destruida de manera segura.

La información del proceso de selección del personal llamado a contratación, será conservada en un archivo independiente.

Está prohibido el uso de la información de los empleados para fines diferentes a los autorizados por ellos o los estipulados en el contrato.

El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a MERCALDAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de los mismos.

Por servicios externos que MERCALDAS pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas y/o miembros de Junta Directiva son las siguientes:

Cuando se le exija a MERCALDAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor y/o contratista persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y/o contratista serán:

iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y/o contratistas, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y/o las indicadas en el numeral 7 de este documento.

MERCALDAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores y/o contratistas en los siguientes casos:

Cuando MERCALDAS entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. MERCALDAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

La información que tratará MERCALDAS sobre sus Clientes, cuando ellos así lo autoricen, variará dependiendo de la relación del Cliente con MERCALDAS y los productos, servicios o beneficios ofrecidos o solicitados, pudiendo ser esta de identificación o de contenido socio- económico. En ningún caso, MERCALDAS solicitará a sus Clientes información sensible.

Si una persona solicita información, hace uso de un beneficio o compra un bien o servicio a MERCALDAS, otorga su consentimiento y concede a MERCALDAS la facultad para efectuar el tratamiento de datos personales en todo lo relacionado con esta operación.

La información personal de los Clientes podrá ser utilizada con los siguientes propósitos:

Teniendo en cuenta lo anterior los datos Personales del portal web y de APP serán utilizados por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A para:

Proveer servicios y productos requeridos.

Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los ofrecidos por el Portal.

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

Informar sobre cambios en productos o servicios.

Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.

Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario.

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A

Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Compartir los datos personales recolectados con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para que puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes y/o Usuarios de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. El tratamiento de mis datos personales, podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de datos, para la finalidad con que fueron suministrados.

Los demás derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, en caso de que habiendo presentado mi reclamo directamente ante MERCALDAS, el mismo no haya sido resuelto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

Con la finalidad de obtener la autorización de los titulares para el tratamiento de la información, en las zonas de video vigilancia serán establecidos señales o avisos distintivos, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de los mismos. Estos avisos podrán hacerse a través de audios, en los casos en que ello sea posible.

Las señales o avisos implementados deberán ser visibles y legibles; de igual forma, como lo establecen las normas de protección de datos, deberán cumplir, como mínimo, con el contenido de un aviso de privacidad, esto es:

El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido y a las imágenes grabadas solo accederá las personas autorizadas.

Las imágenes captadas serán conservadas por un periodo máximo de ocho (8) días. No obstante, podrán conservarse las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones para ser entregarlas a los organismos de seguridad del estado, entidades de investigación criminal o a los Juzgados y Tribunales que lo requieran. No podrán utilizarse para otro fin.

Las peticiones de imágenes por los organismos de seguridad o cuerpos de investigación del Estado, se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento a MERCALDAS para entregar la información será́ el documento que ampare a dicha cesión a las autoridades que las requieran.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por MERCALDAS.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de MERCALDAS, sus aliadas o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral, comercial y/o profesional con MERCALDAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

Las autorizaciones deberán conservarse por un tiempo igual al del dato.

PARTE III

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita a través de cualquiera de los siguientes canales:

Responsable:                     Comercializadora Mercaldas S.A.

Dirección:                          Carrera 22 No. 17 – 11 Piso2 Manizales(Caldas)

Teléfono:                           (+6) 887 90 20 Ext. 1139 -1146

Correo electrónico:           [email protected]

PROCEDEMIENTO

Las solicitudes escritas o verbales en la ubicación de MERCALDAS serán recibidas entre las 8:00 a.m. - 12:00 m y de las 02:00 p.m. - 600 p.m. de lunes a viernes. Estos canales son dispuestos por MERCALDAS de la forma como se incluyen en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento.

Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos  serán atendidas en única instancia, en cada uno de los canales que ha dispuesto MERCALDAS para el ejercicio de esos derechos respecto a los datos que se han entregado o se están entregando. Por lo anterior, MERCALDAS ha dispuesto canales para el ejercicio de los derechos de los titulares tal y como se detallan en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento de esta política.

Por otra parte, en general, la información de las Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

Vigencia: La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación y deja sin efectos cualquier política anterior.

Fecha de elaboración: 01 de noviembre de 2016.